Sebagai karyawan sudah harus familiar dengan istilah ini, jangan sampai ketika kita melakukan aktivitas yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan malah kita sendiri yang mengeluarkan budget.
Selagi hal itu berhubungan dengan kebutuhan perusahaan maka sah-sah saja kita untuk mengajukan klaim reimburse, lamun sebelum itu kenali hal-hal apa saja yang bisa di reimburse.
Pengertian Reimburse
Reimburse reimbursement adalah sebuah kegiatan dari perusahaan membayar kembali uang atau dana pribadi karyawan yang sebelumnya digunakan untuk kepentingan perusahaan.
Proses reimburse mengikuti peraturan dari masing-masing perusahaan, maka dari itu tidak semua dana dapat diajukan klaim reimburse. Perusahaan hanya akan mengganti dana dengan syarat yakni merupakan kepentingan perusahaan serta memiliki bukti pembayaran.
Apa saja jenis-jenis reimburse?
Jika sebelumnya kita telah mengetahui apa itu reimburse?, maka yang perlu kita ketahui selanjutnya adalah jenis dari reimburse tersebut, secara umum reimburse terbagi menjadi 3 diantaranya adalah
Pajak
Sebagai karyawan, sebelum mendapatkan gaji maka akan dipotong pajak dahulu, jika karyawan telah membayarkan pajaknya maka mereka dapat mengajukan pengembalian uang menggunakan sistem reimburse.
Legal / Hukum
Selanjutnya adalah jenis reimburse untuk sektor hukum, biasanya disebut tunjangan reimbursement. Dalam sektor ini, hakim mengungkapkan bahwa reimburse adalah suatu pembayaran sebagai pengganti waktu dan uang yang diinvestasikan pada prospek dan pertumbuhan keuangan.
Insurance
Istilah reimburse adalah istilah umum dalam dunia asuransi. Saat pemegang polis asuransi kesehatan memerlukan tindakan medis darurat, seringkali tidak ada waktu untuk menghubungi perusahaan asuransi, sehingga biaya perawatan harus ditanggung sendiri.
Apa saja yang bisa di reimburse?
Biaya Berobat atau Tunjangan Kesehatan
Biaya berobat merupakan salah satu biaya yang dapat di reimburse, tetapi beberapa perusahaan memiliki pola nya masing-masing.
Hal yang paling umum adalah dengan menggunakan tunjangan BPJS Ketenagakerjaan sebagai biaya kesehatan dan perlindungan karyawan, sistem ini tentu bukan menggunakan pola reimburse tetapi perusahaan membantu menjamin dengan membayarkan premi setiap bulannya.
Biaya Operasional Perusahaan
Salah satu dari sekian biaya operasional, tidak semua operasional dapat di klaim atau di reimburse. Hanya beberapa dan berhubungan erat dengan kepentingan bisnis perusahaan.
Contohnya : Bertemu klien, Pembelian ATK dengan dana pribadi, Sewa tempat meeting dari dana pribadi, dsb.
Kamu mungkin perlu tahu ini : Tips Negosiasi Gaji Saat Wawancara
Biaya Perjalanan
Selain dari biaya operasional, satu lagi yang dapat di klaim reimburse adalah perjalanan yang berhubungan kepentingan perusahaan atau bisnis perusahaan.
Biaya ini meliputi beberapa hal : Pengurusan visa, tiket, sewa kendaraan operasional selama perjalanan bisnis, penginapan, biaya parkir, bahan bakar kendaraan, makan selama perjalanan bisnis, dan operasional lainnya selama perjalanan dinas.
Hal yang perlu diperhatikan adalah pastikan kamu menyimpan semua bukti transaksi selama perjalanan atau kegiatan, karena perusahaan akan meminta bukti transaksi tersebut sebagai bahan pencairan reimbursement.
Lalu bagaimana cara pengajuan reimburse?
Cara Pengajuan Reimburse
Arsipkan dokumen yang diperlukan
Salah satu syarat dalam mengajukan reimburse adalah bukti dokumen transaksi, maka persiapkan dokumen tersebut seperti, kwitansi, bukti transaksi, foto kegiatan, daftar hadir, dsb.
Setiap kegiatan pastinya dokumennya akan berbeda-beda, namun pastikan dokumen yang kamu arsipkan dengan rapi adalah dokumen asli. Jadi pastikan kamu benar-benar menyimpannya dengan baik.
Tips nya, disimpan dalam map atau tempat yang tidak tercampur dalam dokumen lain. Hal itu sangat membantu dalam efisiensi pendikumentasian dokumen kamu.
Lakukan reimbursement secepatnya
Proses reimburse di perusahaan biasanya cenderung lama, proses verifikasi sampai dengan pencarian menjadi hal yang perlu diperhatikan. Maka dari itu setelah kegiatan tersebut selesai segera ajukan untuk reimburse.
Dengan mempercepat pengajuan reimburse maka ada beberapa manfaat yang bisa kamu dapatkan diantaranya adalah proses pengajuan lebih cepat, meminimalisir dokumen hilang, dan dapat menyesuaikan dengan waktu pencairan perusahaan. Mengingat beberapa perusahaan memiliki waktu yang berbeda dalam pencairan, ada yang fleksibel ada yang harus menunggu dalam 1 transaksi secara bersamaan.
Memahami Proses Reimbursement
Setiap perusahaan pasti memiliki syarat dan prosedur reimbursement yang berbeda-beda bagi karyawan.
Dengan memahami prosedur dan syarat, kemungkinan untuk tidak dapat dicairkan menjadi lebih kecil.
Selain itu, kita pun akan lebih paham mengenai point mana saja yang bisa di klaim dan tidak sebelum melakukan sebuah kegiatan, jangan sampai kamu melakukan kegiatan untuk kepentingan bisnis namun kamu tidak dapat reimburse tagihan itu karena perusahaan tidak mengklaim biaya tersebut.
Maka pahami proses dan point apa saja yang dapat di reimburse.
Artikel lainnya : Hak dan Karyawan Selama Probation
Cek kembali apa yang ingin diajukan
Cek semua dokumen bukti dan kegiatan yang telah dilaksanakan, pastikan hitungannya sudah sesuai dan tidak ada kegiatan yang keluar dari ketentuan reimburse.
Jangan sampai kita memasukan dokumen yang bukan bagian dari kepentingan bisnis, maka hal itu akan mengganggu proses pengajuan. Maka dari itu cek kembali sebelum diajukan.
Hitung kembali Reimburse dari Perusahaan
Setelah pengajuan kamu diterima maka perusahaan akan memberikan biaya pengganti sesuai dengan apa yang kamu ajukan.
Namun kamu pun perlu teliti untuk mengecek kembali, apakah yang dibayarkan sesuai dengan apa yang kamu ajukan, jika tidak kamu berhak menanyakan hal itu dan dapat mengajukan ulang sesuai dengan bukti yang kamu miliki.
Terkecuali jika itu memang kesalahan kamu, di mana yang kamu ajukan bukan termasuk kedalam hal yang bisa kamu reimburse.
Jadi itulah mengenai apa itu reimbursement dan cara bagaimana mengajukan reimburse ke perusahaan.
Kenali dahulu apa saja yang bisa kamu reimburse dan segera ajukan untuk menghindari keterlambatan pencairan dari klaim reimburse.
Kamu bisa baca artikel lainnya pada laman artikel Geekhunter dan juga informasi lowongan kerja lainnya di media sosial Geekhunter.
Geekhunter tidak hanya fokus pada pemenuhan talent saja, melalui proses yang cukup ketat menjadikan talent yang tersedia adalah talent terbaik yang siap memenuhi kebutuhan perusahaan.
Silahkan isi form untuk konsultasi seputar Talent Recruitment